Setiap pengurus lingkungan pasti membutuhkan pedoman untuk bisa melaksanakan pelayanan pastoral di lingkungan sebaik mungkin. Keuskupan dan juga Paroki Salib Suci tidak lupa akan kebutuhan tersebut. Terkait hal tersebut, ada 3 kelompok pedoman dasar pelayanan, yaitu
Pedoman pelayanan pastoral berbicara tentang apa saja yang bisa dilakukan pengurus lingkungan dalam melayani umat di lingkungannya masing-masing. Sementara itu untuk pedoman surat menyurat adalah format-format standard yang digunakan di paroki Salib suci dan tata cara penomoran surat. Untuk pedoman terakhir Alur Proses Data Umat adalah metode menggunakan alur proses administrasi umat yang saat ini menggunakan program aplikasi DUK yang terinstall di lingkungan masing-masing.
Di bagian akhir dari artikel ini, diberikan beberapa link ke halaman-halaman penting lain dari website paroki, untuk memberi penjelasan lebih detail terkait beberapa poin penting.
1. Pedoman Pelayanan Pastoral
Dalam menjalankan kegiatan pelayanan terutama di lingkungan, ada 2 buku sebagai pedoman dasar. Satu dibuat oleh keuskupan (biasa disebut P3L, atau buku coklat) dan satu lagi dibuat oleh Paroki Salib Suci untuk kebutuhan pastoral internal di wilayah paroki Salib Suci (biasa disebut PLUSS).
1a. Pedoman Pastoral Pengurus Lingkungan (P3L) edisi 2019
Buku Pedoman Pastoral Pengurus Lingkungan Pengurus Lingkungan (biasa disingkat P3L) dari Keuskupan dapat didownload dengan >mengklik link ini<.
Pedoman ini menjelaskan tentang permahaman akan lingkungan sebagai akar dari gereja paroki ini memang memerlukan usaha
bersama untuk memberikan asupan nutrisi agar lingkungan menjadi hidup dan bertumbuh dengan subur. Lingkungan merupakan akar dari gereja partikular. Lingkungan mendukung dan memperkokoh kehidupan paroki untuk menghayati dan menghadirkan nilai-nilai lnjil di tengah masyarakat. Oleh karena itu, lingkungan, sebagai komunitas kecil umat, dipanggil untuk mengupayakan kekudusan dengan cara hidup berkomunitas melalui doa bersama, membaca dan merenungkan Sabda Allah, mendalami ajaran Gereja, merayakan Ekaristi dan hadir di tengah-tengah masyarakat.
Untuk menghidupi dan menjaga arah penggembalaan menuju pendewasaan paroki berakar lingkungan yang hadir di tengah masyarakat, perlu disusun buku ini untuk menjadi pedoman bersama. Buku ini diterbitkan sebagai “buku pedoman”, bukan peraturan atau petunjuk pelaksanaan dengan pemikiran bahwa buku ini berfungsi sebagai kompas yang menuntun arah dalam rangka mewujudkan pelayanan pastoral di lingkungan. Sebagai sebuah pedoman, diharapkan buku ini dapat membantu reksa pastoral paroki berbasis teritorial dengan dinamika dan kesadaran bahwa pertumbuhan lingkungan menjadi rahmat yang mendorong pertumbuhan pastoral di paroki.
Apa yang terdapat dalam pedoman ini bukan sesuatu yang sama sekali baru, tetapi menguraikan tradisi dan kebijakan yang selama ini sudah dilaksanakan dengan baik dalam berpastoral di lingkungan. Dengan demikian strategi penggembalaan Gereja Katolik Keuskupan Surabaya dengan “Mendewasakan Paroki Berakar Lingkungan Yang Hadir Di Tengah Masyarakat” dapat diimplementasikan bersama-sama di seluruh wilayah pastoral keuskupan Surabaya.
1b, Pedoman Pelayanan Umat Paroki Salib Suci (PLUSS) Edisi 2019
Buku Pedoman Layanan Umat Paroki Salib Suci (selanjutnya disingkat PLUSS) dapat didownload dengan >mengklik link ini<
Pedoman ini merupakan revisi terakhir yang ditandatangani oleh romo Gabriel Madja, SVD pada tahun 2019. Seperti juga pedoman dari keuskupan, pedoman pastoral ini juga ditujukan untuk membentuk kebersamaan dan kesatuan gerak dalam pelayanan pastoral kepada umat khususnya di Paroki Salib Suci Tropodo.
Ada banyak aktivitas dan pelayanan pastoral parokial. Setiap aktivitas dan pelayanan hendaknya dilaksanakan secara tertib, lancar dan tanpa ada beban, serta penuh kasih dan kemurahan hati. Bila demikian, baik yang melayani maupun yang dilayani pasti mengalami sukacita dan kebahagiaan. Untuk itu perlu adanya pedoman pelaksanaan atau pedoman pastoral praktis yang memberikan panduan tentang berbagai pelayanan liturgis-sakramental dan aktivitas pastoral di Paroki ini.
Berpangkal pada keperluan tersebut, maka disusunlah dan diterbitlah panduan pelayanan liturgis-sakramental dan aktivitas pastoral praktis ini, agar aneka pelayanan dan aktivitas di Paroki Salib Suci ini bisa berjalan dengan lancar, menyenangkan, memuaskan, tepat guna dan tepat sasar.
2. Pedoman Tata Laksana Surat Menyurat edisi 2022
Buku Pedoman Tata Laksana Surat Lingkungan dapat didownload dengan >mengklik link ini<
Meskipun dalam PLUSS disebut beberapa tata cara surat menyurat … namun sejak tahun 2022 … berlaku tata laksana surat menyurat yang baru. Tata laksana ini berlaku juga untuk seluruh keuskupan Surabaya.
Kegiatan administrasi di tingkat lingkungan mendapatkan perhatian dan menjadi kunci penting bagi paroki untuk dapat mencatat perkembangan/ dinamika kegiatan umat. Berdasarkan Ardas Keuskupan Surabaya tahun 2020-2030, paroki berbasis lingkungan menuntut sekretaris lingkungan melakukan penataan dokumen yang ada di lingkungan sebagai salah satu tugas pokok yang harus dilakukan. Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan surat menyurat baik kepada pihak yang membutuhkan. Dokuman surat tersebut akan dapat menjadi catatan dokumen dan kronik dari kegiatan di lingkungan. Oleh karena itu dibutuhkan pedoman pembuatan dokumen surat di lingkungan sebagai acuan dalam melakukan pembuatan dokumen surat.
Dalam dokumen dijelaskan format-format penting yang perlu seperti
- Surat Pendaftaran Komuni Pertama,
- Surat Baptis Darurat,
- Surat Pendaftaran Sakramen Krisma,
- Surat Pengantar Keperluan Persiapan Perkawinan Katolik,
- Surat Pendaftaran Baptis Bayi dan Anak,
- Surat Pengantar Pendaftaran Sakramen,
- Surat Laporan Kematian
- Surat Keterangan Benar2 Warga Lingkungan
Sementara itu untuk permintaan nomor surat hanya Seksi yang membutuhkan permintaan surat ke sekretaris DPP, sedangkan untuk lingkungan dan kategorial, silakan menggunakan nomor suratnya sendiri.
Untuk kop surat … karena sifatnya tidak bisa dibuat publik … maka silakan hubungi sekretaris DPP untuk mendapatkan alamat link google drive untuk kop2 surat baik utk lingkungan maupun seksi. Untuk Kategorial silakan gunakan kop suratnya sendiri.
3. Pedoman Alur Proses Data Umat
CATATAN:
dalam waktu dekat … bulan Juni 2026
program database umat katolik akan dipindah ke aplikasi SPES-UMAT
Data Umat merupakan administrasi pencatatan umat separoki Salib Suci. Pencatatan ini menggunakan program aplikasi DUK yang disediakan keuskupan di tahun 2015. Dan aplikasi ini dijalankan dan diupdate di lingkungan masing-masing di laptop/komputer di masing-masing lingkungan.
Apakah sebenarnya Aplikasi Data Umat Katolik ini? Dan Mengapa perlu melakukan ini? Semua itu dijelaskan melalui dokumen yang dapat didownload >melalui link berikut, silakan klik link ini<
Pada intinya, program DUK ditujukan untuk
- Mencatat jumlah umat Katolik
- Mencatat Jumlah Keluarga dalam status perkawinan Katolik
- Statistik Umat Katolik secara umum
Program DUK harus diinstall di sebuah laptop. Laptop lebih direkomendasikan agar lebih mudah dibawa2 bila harus mendatangi umat yang perlu dicatat dalam aplikasi ini.
Aplikasi DUK dapat didownload dari link berikut >aplikasi DUK<. Apalagi link tersebut diklik … maka akan menampilkan folder berisi installer dalam rupa .ISO yag bisa didownload … Silakan download .ISO dan mulai menginstallnya mulai dari file tersebut.
Apabila kesulitan menginstall silakan hubungi Edo (nomor telpon dapat diliat di group sekretaris paroki).
Untuk detail alur proses dan diagram alir tata aturan melaksanakan administrasi data umat … silakan download dokumen prosedur >melalui link berikut, silakan klik link ini.<. Secara sederhana alur proses adalah sebagai berikut
- Mencatat data umat yang baru masuk (krn pindah masuk, krn kelahiran, atau masuk yang lain) dan/atau Memutasi data umat yang pindah/keluar (krn pindah paroki, pindah lingkungan laen, pindah kk, meninggal)
- Setelah nomor 1 dilakukan, maka segera melakukan backup data utk laporan ke paroki, lalu mengirimkan filenya ke sekretariat paroki
- Jika perubahan bersifat mengubah jumlah umat (baik menambah/mengurangi), maka berikan nomor K3 kepada sekretariat, agar dicetak ulang, dan ditandatanganii romo. Nanti setelah surat K3 sudah diTT romo, silakan diambil.
- Jika tidak ada perubahan jumlah umat, tidak perlu ada tindakan apa pun.
- Menggunakan laporan-laporan untuk mencari umat, mendapatkan tanggal ulang tahun, ulang tahun perkawinan, dan segala statistik laen.
Jika perlu konsultasi soal DUK, silakan menghubungi Sekretaris DPP BGKP.
Demikian pedoman-pedoman yang saat ini berlaku di Paroki Salib Suci … semoga bisa membantu perjalanan pelayanan pastoral bapak ibu di lingkungan maupun di paroki.
Berkah Dalem Gusti
Beberapa Artikel Lain Yang Berguna Selama Melaksanakan Kegiatan Pastoral Pelayanan di Paroki Salib Suci, sebagai berikut
- Tata Cara Pembuatan Proker
- Format Nomor Surat Resmi untuk Seksi
- Form Proposal (saat akan melaksanakan kegiatan yang direncanakan di proker)
- Form Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ) (setelah selesai melaksanakan kegiatan)
- Kronik Digital (mencatat segala kegiatan di lingkungan/seksi/kategorial/DPH/BGKP/Paroki secara kronologis)
Untuk artikel terkait Data Umat Katolik adalah sebagai berikut